AUDITORIA DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Propiedad Planta y Equipo representa los activos tangibles adquiridos, construidos o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos o para usarlos en la administración de un ente económico, que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios.

El auditor financiero establece los objetivos y procedimientos de auditoría para realizar el examen previsto en la planeación, este artículo tiene como objetivo enumerar cuales son dichos objetivos y procedimientos para la evaluación de la Propiedad, Planta y Equipo en la organización.

Las empresas utilizan diferentes activos fijos, como equipo, mobiliario, herramientas, maquinaria, edificios y terrenos que no son ofrecidos en venta como parte de sus operaciones normales. Deben generar una utilidad o beneficio repetido y por lo general se espera que duren más de un año. Los activos fijos son también llamados activos de planta o propiedades, planta y equipo.

Se pueden dividir en 3 categorías:

No Depreciables: Son activos que tienen una vida ilimitada o los que a la fecha de presentación del balance genera se encuentran todavía en la etapa de construcción o montaje. Ejemplo: equipos, construcciones y edificaciones, equipos de computación y de transporte.

Depreciables: Son aquellos que, por el deterioro causado por el uso, la acción de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes y servicios a cuya producción o suministro contribuyen, pierden valor.

Agotables: Son representadas por recursos natualres controlados por la organización, cuya cantidad y valor disminuyen a causa de la extracción o remoción del producto. Su costo histórico es conformado por su valor de adquisición, más las erogaciones y los cargos incurridos en su explotación y desarrollo.

Valor Histórico

Para los componentes de Propiedad Planta y Equipo el valor histórico se determina por todas las erogaciones y cargos hechos por la empresa hasta colocarlos en condiciones de utilización.

Objetivos de auditoría

El examen que se le realiza a este componente del balance se basa en dos tipos de objetivos, uno de propósito general y otros de tipo específico.

Generales

1. Comprobar la existencia real de los activos enunciados por la empresa.
2. Verificar la exactitud de los registros de este componente para la totalidad de los activos que lo forman.
3. Analizar que las modificaciones de la cuenta Propiedad, Planta y Equipo ha sido debidamente registradas.
4. Analizar que las modificaciones de la cuenta Propiedad, Planta y Equipo ha sido debidamente registrada.
5. Indagar si los conceptos relacionados con este rubro (Depreciaciones, ajustar por inflación, pérdida por obsolescecia, etc.) han sido registrados apropiadamente.
6. Examinar que los valores correspondientes a la cuenta Propiedad Planta y Equipo de la compañía están debidamente clasificados y mostrados de acuerdo a sus condiciones.
7. Juzgar la correcta valuación y registro de Propiedad Planta y Equipo, en los libros de contabilidad.

Específicos

1. Determinar la correcta clasificación y presentación de los activos fijos en los estados financieros.
2. Determinar la propiedad o la existencia de alguna restricción sobre cualquiera de estos activos.
3. Constatar que estos estén registrados correctamente y de acuerdo a las normas existentes.
4. Establecer la existencia física de los activos fijos.
5. Determinar si la depreciación del período es razonable.
6. Determinar si los ajustes por inflación necesarios fueron hechos correctamente.

Procedimientos de Auditoría

1. Examinar las autorizaciones para las compras y ventas o retiros de propiedad y equipo.
2. Examinar las facturas de los proveedores y las liquidaciones de los contratistas por trabajos realizados, así como otros documentos justificados de los desembolsos efectuados por concepto de Propiedad Planta y Equipo.
3. Comparar los presupuestos de obras o lo importes autorizados para la construcción, compra o adquisición de propiedades y equipo con los desembolsos reales y verificar si coincide.
4. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Propiedad Planta y Equipo.
5. Comprobar físicamente la existencia de vehículos.
6. Comprobar el resultado de la comprobación física con el mayor de Propiedad Planta y Equipo, e investigar cualquier irregularidad.
7. Comprobar físicamente la existencia de Propiedad Planta y Equipo, en su defecto hacer una selección de acuerdo al criterio de materialidad.
8. Seleccionar el número de órdenes de compra de importancia y comparar el precio de las misas con las cotizaciones obtenidas.
9. Seleccionar un número de facturas de proveedor y comprobar las entradas de aquellas en las respectivas tarjetas de control.
10. Seleccionar un número de tarjetas de control de existencias y comprobar si las salidas registradas en las mismas, se hallan amparadas por pedidos de almacén o por asientos de ajustes.
11. Seleccionar un número de facturas de proveedores y comparar con las correspondientes, Órdenes de Compra y/o Boletas de Recepción.

Depreciación

Esta partida debe examinarse muy cuidadosamente y por aparte, teniendo en cuenta que se debe:

1. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Propiedad Planta y Equipo.
2. Comprobar si la base para las depreciaciones se ajusta a las disposiciones legales y a la política aprobada por la junta directiva.
3. Verificar los cálculos de depreciación.

PROCEDIMIENTOS PARA AUDITAR LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS DE ACUERDO CON LAS NIAS

Para el Auditor, es necesario estar presente en el momento del conteo físico y realizar procedimientos de auditoría que le permitan sentirse satisfecho en cuanto la existencia y condición del inventario.

OBJETIVO

De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría (NIA) 501, emitida por la International Federation of Accountants (IFAC), el objetivo del auditor es obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada respecto de la existencia y condición del inventario.

PROCEDIMIENTOS SEGÚN LA NIA 501

Si el inventario es un rubro significativo en los estados financieros, el auditor deberá obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada, respecto a la existencia y condición del inventario por medio de:

a) Presencia en el conteo físico del inventario, a menos que no sea factible, para:

• Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administración para registrar y controlar los resultados del conteo físico del inventario.
• Observar la realización de los procedimientos de conteo de la administración.
• Inspeccionar el inventario e identificar inventario dañado, obsoleto y/o de lenta rotación
• Realizar pruebas físicas selectivas selectivas al recuento realizado por la compañía; y

·        b) Realizar procedimientos de auditoría sobre las cifras de los registros finales del inventario de la entidad para determinar si reflejan de manera exacta los resultados reales del conteo del inventario.

• En caso de que el inventario sea realizado por la compañía con un corte diferente al de los estados financieros, el auditor deberá efectuar procedimientos que le permitan verificar las entradas, salidas y otros movimientos realizados entre la fecha del conteo y la fecha de los estados financieros.
• En los casos en donde el auditor no pueda asistir al inventario debido a circunstancias imprevistas, el auditor deberá observar algunos conteos físicos en una fecha alternativa y realizar procedimientos de auditoría de los movimientos del período intermedio.
• Si no es factible la asistencia del auditor al inventario físico, el auditor deberá planear y ejecutar procedimientos alternos que le proporcionen evidencia válida y suficiente respecto a la existencia y condición del inventario. En el caso en donde el auditor vea limitado su trabajo, deberá informarlo en su dictamen de acuerdo con la NIA 705.
• El auditor deberá estar atento a identificar inventario en poder de terceros y cuyo monto sea significativo en los estados financieros. Para estos casos, el auditor deberá planear y ejecutar procedimientos que le proporcionen evidencia válida y suficiente respecto a la existencia y condición del inventario, realizando ambos o alguno de los siguientes procedimientos:

1. Solicitar confirmación al tercero que tiene bajo su custodia y responsabilidad el inventario, en cuanto a las cantidades y condiciones del inventario.
2. Efectuar una inspección de las cantidades y condición del inventario que está en poder del tercero.

PROCEDIMIENTOS PARA AUDITAR LA CUENTA DE INVENTARIOS

Auditoría de Inventarios

Los inventarios son activos que:

• Son poseídos para ser vendidos en el curso ordinario del negocio.
• Están en proceso de producción para su venta, o
• Están en forma de materias primas o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la presentación de servicios.

Los inventarios se medirán al menor entre su costo y su valor neto realizable

Los costos de los inventarios son aquellos derivados de su adquisición, transformación, producción u otros costos para darles su condición y ubicación actuales, y el valor neto realizable corresponde al precio estimado de venta, menos los costos estimados para terminar su producción y menos los costos necesarios para llevar a cabo la venta.

Las técnicas de medición de los costos son:

• Método del costo estándar: Se establecen según consumos normales y las condiciones de cálculo se deben revisar en forma regular; y 
• Métodos de los minoristas: Se utiliza en el sector comercial al por menor.

Estas técnicas podrán ser utilizadas por conveniencia siempre que el resultado de aplicarlos e aproxime al costo.

Las fórmulas del cálculo del costo del inventario son:

• Identificación específica: Costo real específico.
• PEPS: Las primeras existencias adquiridas (producidas) son las primeras en verderse.
• Promedio Ponderado: Requiere que las existencias al final del período reflejen el precio ponderado basado en el precio medio de unidades y existencias al comienzo del período y unidades adquiridas (producidas) durante el período. El promedio se aplicará sobre una base periódica o media móviles.

Estos son algunos pasos para realizar el programa de auditoría para la cuenta de inventarios:

1. Realizar pruebas de controles y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.
2. Preparar un informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas.
3. Plantear las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
4. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de inventarios.
5. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de inventarios.
6. Confiar que las condiciones de almacenes de los inventarios sean las óptimas.
7. Verificar que los soportes de los inventarios, se encuentran en orden y de acuerdo a los procedimientos establecidos por la empresa.
8. Verificación de la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes periódicamente.
9. Verificar que los inventarios estén adecuadamente asegurados.
10. Observar si los movimientos en los inventarios se registran adecuadamente.
11. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de los inventarios.
12. Comprobar si las partidas en inventario están consolidadas al costo o al valor neto realizable.

En los casos en donde el auditor no pueda asistir al inventario debido a circunstancias imprevistas, el auditor deberá observar algunos conteos físicos en una fecha alternativa y realizar procedimientos de auditoria de los movimientos del período intermedio.

PROGRAMA DE AUDITORIA

INVENTARIOS

Para validar la información según el procedimiento de control de inventarios fijaremos el siguiente programa de auditoria desarrollando los puntos que explicados a continuación:

1. Realizar pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplicable de acuerdo a las circunstancias.

2. Preparar un informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser punto para nuestra carta de recomendaciones.

 

3. Plantear realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.   

Descripción

Los inventarios representan bienes destinados a la venta en el curso normal de los negocios. Este valor incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta.

 Pruebas de Cumplimiento

1. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de inventarios.

2. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de inventarios.

3. Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las óptimas.

4. Verificar que los soportes de los inventarios, se encuentren en orden y de acuerdo a los procedimientos establecidos por la empresa.

5. Verificación de la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes periódicamente.

6. Verificar que los inventarios estén adecuadamente asegurados.

7. Observar si los movimientos en los inventarios se registran adecuadamente, modificando los documentos que estén involucrados en la entrada y salida de inventarios y las cuentas correspondientes.

8. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de los inventarios. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.

 

Pruebas Sustantivas

1. Comprobar si las partidas en inventario están consolidadas al costo o mercado, al que sea más bajo, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

2. Las existencias de los inventarios están recopilados, calculados, valuados uniformemente soportados y reflejados correctamente en los registros auxiliares (Totalidad, Existencia, Exactitud y Presentación).

3. Comprobar que los inventarios al cierre del periodo han sido determinados, en cuanto a cantidades, precios, cálculos, y existencia, sobre una base que guarda uniformidad con la utilizada en los inventarios al cierre del periodo anterior.

4. Verificar que los listados de los inventarios están recopilados, calculados, sumados y resumidos correctamente, y si los totales se reflejan debidamente en la contabilidad del Grupo ar.

5. Realizar una verificación de la existencia de las cotizaciones para la compra de materiales y demás elementos constitutivos del inventario.

6. Hacer una verificación de las cifras de los auxiliares con los saldos del mayor para determinar existencia.

7. La constitución de la Provisión para protección de inventarios cubre las contingencias de pérdidas que puedan originarse en disminuciones físicas y monetarias (Exactitud, Valuación y Presentación).

Criterios de evaluación

1. Los Inventarios se deben identificar y clasificar de acuerdo a su naturaleza en los registros contables.

2. Los productos terminados deben comprender los bienes producidos o adquiridos a cualquier título, con el propósito de ser comercializados y para la prestación de servicios en desarrollo de la actividad propia del ente.

3. Los Inventarios deben registrarse por el costo histórico o precio de adquisición, conformado por las erogaciones y cargos directos e indirectos necesarios para colocarlos en condiciones de utilización o venta. 

4. Se debe constituir Provisión para Protección de Inventarios, para disminuciones físicas o monetarias tales como: merma, obsolescencia, pérdida, desperdicio técnico en los procesos productivos o desvalorización en el Mercado. El valor de las provisiones constituidas debe revelarse por separado como un menor valor de la cuenta de inventario.

5. Las partidas excesivas, de poco movimiento o defectuosas deben estar reducidas a sus valor neto de realización.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR

El auditor, basado en su juicio y escepticismo profesional, determinará los procedimientos a aplicar en una auditoría, en la revisión de cuentas por cobrar. En este proceso deberá revisar y realizar diversas pruebas que detallaremos en el presente artículo.

Estudio y evaluación del control interno

El auditor deberá identificar, verificar y entender los controles implementados por la administración de la empresa para el manejo de los ingresos y cuentas por cobrar, considerando en todo momento el sistema utilizado y la forma en que se realiza el procesamiento electrónico de datos, así como el registro en la Contabilidad y en consecuencia en los estados financieros. Por ejemplo, el auditor podrá revisar los siguientes controles:

• Adecuada segregación de funciones en los pedidos, crédito, embarques, facturación, cobranza, devolución y registro de transacciones.
• Conciliación periódica de auxiliares contra mayor.
• Custodia física de documentos de cuentas por cobrar.
• Arqueos sorpresivos de la documentación soporte de cuentas por cobrar.
• Procedimientos para registrar transacciones y estimación de cuentas incobrables.

Determinación de la importancia relativa y riesgo de auditoría

El auditor deberá analizar los factores que pueden influir en el riesgo de auditoría, tales como:

• Límites de crédito no sujetos a autorización.
• Excesivas partidas en conciliación entre los auxiliares y el mayor.
• Transacciones no procesadas.
• Frecuentes diferencias entre cantidades pedidas y embarcadas.
• Incremento en cantidad y monto de notas de crédito.
• Incremento considerable en clientes nuevos.

Planeación

El auditor en esta etapa podrá determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría. Para ello debe conocer lo siguiente:

• Políticas de comercialización de productos.
• Políticas de precios y descuentos.
• Políticas de determinación de estimación de cuentas incobrables.
• Organigrama del área de cuentas por cobrar y segregación de funciones.
• Procedimientos de facturación y embarques.
• Revisión analítica

El auditor será capaz de determinar la importancia que conlleva la relación entre los ingresos y las cuentas por cobrar y su representación dentro de la estructura financiera de la empresa. 

Con la aplicación de procedimientos analíticos, podrá identificar:

•        Cambios significativos.
•        Transacciones no usuales.
•        Venta a clientes inesperados.

Algunos procedimientos analíticos son:

• Comparar las cifras actuales contra períodos anteriores.
• Aplicación de razones financieras, por ejemplo, la determinación de días cartera.
• Comparar cifras actuales contra presupuestos.
• Análisis de variaciones.

Pruebas de cumplimiento

Son más recomendables en las auditorías preliminares; con estas pruebas el auditor obtendrá una seguridad razonable de que se está aplicando correctamente el control interno establecido por la administración de la empresa. Algunas de las pruebas que el auditor puede aplicar son:

• Documentación apropiada en la determinación de límites de crédito y autorización a niveles adecuados.
• Verificación de documentación soporte referente a pedidos, salidas de almacén.
• Verificación de evidencia documental de la recepción del producto por parte del cliente.
• Comprobación aritmética de cantidades, precios y descuentos en las fractutras.
• Evidencia documental y autorizaciones correspondientes en devoluciones de productos. 

Pruebas de sustantivas

Se sugiere se realicen en auditorías finales; con estas pruebas el auditor podrá obtener evidencia con respecto a la valuación, integridad, exactitud y existencia de las cuentas por cobrar. Algunos de los procedimientos que podrá aplicar el auditor son:

• Confirmar el saldo de la cuenta directamente con el cliente.
• Verificación de cobros posteriores.
• Revisión de documentación referente a la recepción de productos por parte del cliente.
• Realización de corte de formas.
• Arqueo de documentos de la cartera de clientes.

AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR

Objetivos de auditoría

El auditor en el área de clientes y cuentas a cobrar debe obtener información suficiente para poder expresar su opinión en los siguientes aspectos:

1. Si los saldos de las cuentas a cobrar existen realmente y representan deudas legítimas de la empresa.

2. Que las cuentas a cobrar, incluyendo los intereses devengados, están debidamente registradas.

3. Estudio de cobrabilidad de estas cuentas.

4. Efectuar un análisis de la antigüedad de los saldos.

5. Si los efectos descontados pendientes de vencimiento están recogidos en su cuenta correspondiente.

6. Los criterios adoptados por la empresa para la valoración de estas cuentas son aplicados de forma uniforme (si se cambia el criterio, debe informarse en la memoria y el auditor debe dar su opinión sobre este cambio).

7. Verificar si las cuentas a cobrar han sido pignoradas o hipotecadas en garantía de alguna contraprestación, debiendo hacer mención en su caso en la memoria.

8. Comprobar que los sistemas de control interno utilizados, son eficaces.

9. Que las cuentas de provisiones por insolvencias son adecuadas.

Objetivos de control interno

El auditor debe conocer los circuitos establecidos por la empresa para los documentos relativos a las cuentas a cobrar (flujograma); de tal forma que le permitan establecer la fiabilidad de los mismos y en función de aquellos realizar las pruebas sustantivas suficientes para obtener conclusiones sobre esta área. Como más importantes, debe considerar los siguientes:

1. Adecuada segregación de funciones, con personas independientes que supervisen cada uno de los departamentos en los que intervienen: cuentas a cobrar y su contabilización, devoluciones y descuentos, realización de pedidos y créditos, facturación y control de tesorería.

2. Listado de clientes con el límite de crédito.

3. Conciliaciones periódicas entre las cuentas a cobrar y el mayor al final de mes. Envío periódico de conciliaciones a clientes, realizado por personas independientes aclarando las diferencias existentes.

4. Existencia de un control para la entrega de mercancías, para que no pueda salir la misma sin la correspondiente autorización “orden de venta” y sin el correspondiente albarán.

5. Control sobre las mercancías facturadas. Debe existir una numeración correlativa en los albaranes y que éstos acompañen siempre a la mercancía.

6. Comprobación periódica de las facturas pendientes de cobro.

7. Conciliación periódica de los saldos de efectos a cobrar descontados en el banco y su registro en el mayor.

Procedimientos para verificar la existencia de cuentas a cobrar, la mejor evidencia obtenida de los saldos deudores es la directa.

El auditor pedirá a la empresa que redacte cartas (circularización) a los deudores que estime, según su criterio profesional, para poder obtener evidencia suficiente sobre los deudores.

El total de saldos que debe contemplar el auditor para circularizar, estará formado por los saldos de los deudores; clientes, efectos comerciales a cobrar; efectos comerciales descontados y otros saldos.

Las circularizaciones enviadas por el auditor, estarán en función de los resultados obtenidos en el control interno.

No es habitual utilizar la circularización para saldos deudores en los siguientes casos:

• Cuando los clientes sean siempre de pequeñas cuantías (clientes de centros comerciales, entidades bancarias, etc.)
• Cuando exista un departamento de auditoría interna en la empresa y se realicen las circularizaciones de forma habitual utilizando, a criterio del auditor, procedimientos razonables.
• En las empresas que cobran habitualmente al contado, en las que el saldo de los clientes sea muy pequeño.

Así mismo el auditor debe determinar los saldos de cuentas a cobrar a aquellos que va a circularizar; entre los que figurarán:

• Los que correspondan a productos o servicios en los que se detectaron problemas en el control interno.
• Clientes con saldo acreedor.
• Clientes que tengan movimientos extraños en las cuentas.
• Clientes con mayor saldo.
• Aquellos seleccionados por el auditor según su criterio profesional.

AUDITORIA DE CAJA Y BANCOS

Auditoría de Caja y Bancos 

Objetivo del auditor al auditar caja y bancos 

• Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre ellos los de fraude.

 La medición del riesgo hecha por parte del auditor debe realizarse sobre las normas de auditoria de general aceptación, es por ello que se pretenden mostrar algunas de las pruebas que el profesional contable desarrolla.

 • Analizar el control interno sobre las transacciones en efectivo.

La clasificación de riesgo inherente después de hacer el análisis puede clasificarse como: alto, medio o bajo, según el análisis el auditor tomará las medidas de control interno necesarias para ajustar los rubros del disponible a los objetivos propuestos en el programa de auditoria.

• Verificar la existencia del efectivo registrado.

La protección física del efectivo en caja es indispensable para un manejo adecuado se debe Incrementar las pruebas de saldos para verificar la integridad de los mismos.

• Determinar si el cliente tiene derecho sobre el efectivo registrado.

Este tiene validación de acuerdo a las políticas y fines establecidos en la entidad.

• Comprobar la exactitud administrativa de los programas de efectivo.

En búsqueda de mayor seguridad al manejo de efectivo en caja se aconseja determinar una suma máxima para pagos individuales y controlar quien y como se realizan los pagos hechos por la misma.

• Determinar si son apropiadas la presentación y revelación del efectivo, entre otras cosas los fondos restringidos.

Determinar claramente las funciones, responsabilidades y obligaciones del personal que tienen a su cargo la custodia del efectivo y la autorización de pagos previos y saldos compensadores o fondos para la amortización de obligaciones.

PAPELES DE TRABAJO

En Auditoría se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas aquellas cédulas y documentos que son elaborados por el Auditor u obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del examen.

Los papeles de trabajo son la evidencia de los análisis, comprobaciones, verificaciones, interpretaciones, etc., en que se fundamenta el Contador Público, para dar sus opiniones y juicios sobre el sistema de información examinado.

Los papeles de trabajo constituyen un medio de enlace entre los registros de contabilidad de la empresa que se examina y los informes que proporciona el Auditor

Algunos papeles de trabajo son elaborados por el propio Auditor, y se denominan Cédulas. Otros son obtenidos por medio de su cliente o por terceras personas (cartas, certificaciones, estado de cuentas, confirmaciones, etc.) pero al constituirse en pruebas o elementos de comprobación y fundamentación de la opinión, se incorporan al conjunto de evidencia que constituyen en general, los papeles de trabajo.

El cumplimiento de la segunda Norma de Auditoría referente a la "obtención de evidencia suficiente y competente" queda almacenada en los papeles de trabajo del Auditor.

Cédulas de Auditoria 

Cédulas:

Para realizar un trabajo de auditoria, ya sea como empleado del departamento de auditoria interna o como contador público, el auditor necesitará examinar los libros y los documentos que amparen las operaciones registradas y deberá, además conservar constancia de la extensión en que se practicó ese examen, formulando al efecto, extractos de las actas de las asambleas de accionistas, del consejo de administración, de los contratos celebrados, etc. así como análisis del contenido de sus libros de contabilidad, de los procedimientos de registro, etc. Estos extractos, análisis, notas y demás constancias constituyen lo que se conoce como cédulas, y su conjunto debidamente clasificado y ordenado los papeles de trabajo.

Estos documentos constituyen la base y la evidencia para el dictamen o el informe final.

Una definición de cédulas de auditoria podría ser:

Cédula de Auditoria: Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeto a su examen.

Clasificación:

 

Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:

• Tradicionales
• Eventuales

Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las:

Cédulas Sumarias: Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.

Cédulas Analíticas: En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria.

Por ejemplo: La cédula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informará, por grupos homogéneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno, así como el saldo total de cada grupo. Las cédulas analíticas se harán una por cada tipo de clientela, señalando en ellas como está conformado el saldo de cada grupo.

Las cédulas eventuales no obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de observaciones, programa de trabajo, cédulas de asientos de ajuste, cédulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos más tipos de cédulas que pudieran presentarse.